Los estados financieros son los medios preparados por la Administración, con el objeto de informar, externa o internamente, sobre los efectos financieros generados en la empresa,durante un Ciclo Normal de Operaciones, que nos permite conocer:
1. La situación de los recursos y obligaciones de la empresa
2. Los cambios ocurridos en la Situación Financiera, en cuanto a:
a. Los resultados de las Operaciones realizadas en el período, y
b. Los cambios originados por las Actividades Operativas, de Inversión y de Financiamiento.
En dicho procedimiento, debe estar siempre presente el nombre del funcionario(s) que lo llevará a cabo, igualmente se debe informar al contribuyente, entregándole un folleto informativo, respecto al proceso de auditoría y de los derechos que le asisten en dicha situación.Los Estados Financieros deben indicar la realidad. Pero los Estados Financieros no son la realidad
mientras no se soporten con evidencia real. Un ejemplo muy sencillo:
Juan, un Padre feliz por el nacimiento de su hija Luisa la inscribe en el Registro Civil como varón.
Pregunta: ¿Es Luisa mujer o varón?
Respuesta del 20% de los asistentes: Varón porque su inscripción en el Registro Civil, así lo
expresa.
¿Aceptaría usted como varón a Luisa, una mujer con todos sus atributos femeninos, simplemente porque así lo expresa el registro Civil?
Si usted es quien afirma que no obstante lo que exprese el Registro Civil, Luisa es mujer; usted solicitaría un cambio en el Registro Civil. Nunca que Luisa se transforme para ajustarse a lo registrado, pues la realidad debe prevalecer, sobre la información.
No olvidemos que toda anotación contable expresa el efecto originado por un recurso real que existe y por una transacción que ocurrió, donde siempre han intervenido seres humanos y bienes o servicios, cuyo resultado afecta el capital de toda entidad, sin importar su tamaño.
Por lo tanto, es responsabilidad del usuario de los Estados Financieros, que se expresan en cuentas y números, evaluar el significado de cada rubro del Estado Financiero. Cuando el usuario es el Gerente, él conoce el hecho ocurrido; sólo le resta ejercitar su criterio con competencia, objetividad y honestidad.
Para el Gerente, los números representan mediciones de los factores, humanos o físicos, y de la actividad a que se refieren; pero los Estados Financieros indican saldos y resultados,
no las causas que lo originaron; como un termómetro indica si la temperatura que tenemos
es normal o no, pero no la enfermedad que podemos tener y menos su causa.
- Evaluar el posible trabajo de fiscalización que realizan las instituciones correspondientes.
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Al leer un E/F y evalúelo para cambiar, si es necesario lo que está detrás de los números, Evalúe el significado de cada cuenta en cuanto a: “Mercados”, “Costos”, “Competencia”,
“Nuevos Productos”; enfocando internamente, las “fuerzas y debilidades” presentes y, externamente, las “oportunidades y peligros” que presenta el futuro.
Si visualiza lo que existe detrás de los números, aprenderá a leer a través de los números, que es la clave para conocer a fondo cualquier entidad. Recuerde que la reputación del Financista,
del Auditor y del Contador no depende solamente de los controles establecidos, sino de su habilidad de leer e interpretar los E/F en términos del significado de sus cifras.
El mayor defecto de la Contabilidad, por la confusión que trae, es que debe cuadrar. Un Estado de Situación puede cuadrarse poniendo los Costos, los gastos como Activo, y la Utilidad Neta
y la Venta como Pasivo; sin embargo, este Estado no tendrá validez alguna, aunque cuadrará.
Muchos creen que una vez cuadrado una cuenta, un libro, un estado, todo ha concluido. Por el contrario, es entonces cuando comienza el trabajo del Financista, del Auditor y del Contador.
“La contabilidad es asunto de razón. No de aritmética” ( John Locke). La contabilidad no es un trabajo mecánico; sino todo un proceso de razonamiento e interpretación. El Contador basa su trabajo en el sentido común, en el correcto pensar...
Un financista, una auditor, un contador deben tener una mente visualizadora. Detrás de cada anotación contable hay un hecho real, donde han intervenido personas intercambiando bienes y servicios. Busque el significado de las anotaciones, visualizando los hechos y estableciendo las relaciones entre la contabilidad y la transacción visualizada.
